E-Mail-Archivierung

Die gesetzlichen Vorgaben zur Archivierung von E-Mails sind komplex und erfordern eine präzise technische Lösung, um die Anforderungen an Vollständigkeit, Originalität, Manipulationssicherheit und ständige Verfügbarkeit zu erfüllen.

cosmico bietet kleine und mittelständische Unternehmen umfassende Unterstützung bei der Einhaltung und Umsetzung der rechtssicheren E-Mail-Archivierung gemäß den geltenden Bestimmungen in Deutschland, Österreich und der Schweiz.

Die rechtssichere E-Mail-Archivierung ist nicht nur eine technische Notwendigkeit, sondern bietet auch zahlreiche wirtschaftliche Vorteile.

Rechtliche Compliance

Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen und Datenschutz-bestimmungen durch eine korrekte Aufbewahrung von Ihren E-Mails.

Effizientes Datenmanagement

Organisierte Archive ermöglichen schnellen Zugriff auf Informationen, steigern die Produktivität und entlasten die Server.

Langfristige Aufbewahrung

E-Mails werden langfristig gesichert, dienen als Wissensbasis und unterstützen Entscheidungsprozesse sowie das Unternehmen in seiner Entwicklung.

Gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung: Diese Herausforderungen und Notwendigkeiten haben Sie als Unternehmen

Von Finanzdokumenten bis zu E-Mail-Anhängen: Erforderliche Archivierung gemäß gesetzlicher Vorgaben

Unternehmen stehen vor der Herausforderung, eine Vielzahl von Unterlagen gemäß den gesetzlichen Anforderungen zu archivieren.

In der Praxis gestaltet sich die Unterscheidung zwischen archivierungspflichtigen und nicht archivierungspflichtigen E-Mails angesichts der hohen Anzahl täglich versendeter Nachrichten als herausfordernd. cosmico unterstützt Unternehmen dabei, diese Herausforderung zu bewältigen, indem es effiziente Systeme und Strategien zur Kategorisierung und Archivierung implementiert.

Gemäß den Vorschriften der Abgabenordnung (AO) müssen Unternehmen folgende Dokumente für einen bestimmten Zeitraum ordnungsgemäß aufbewahren:

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Bücher und Aufzeichnungen

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Jahresabschlüsse und Lageberichte

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Handelsbriefe (eingehende und ausgehende)

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Buchungsbelege

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Sonstige steuerlich relevante Unterlagen nach gesetzlicher Vorgabe

Diese Dokumente sind für die steuerliche Bewertung und als Nachweis für bestimmte Geschäftsvorgänge und Kommunikation entscheidend. Es ist wichtig, die individuellen Aufbewahrungsfristen entsprechend der gesetzlichen Bestimmungen einzuhalten.

Kontaktieren Sie uns für ein Beratungsgespräch

Minimieren Sie rechtliche Risiken und optimieren Sie Ihre E-Mail-Archivierung mit cosmico! Unsere maßgeschneiderten Lösungen gewährleisten die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und vermeiden Konflikte mit anderen Bestimmungen. Kontaktieren Sie uns für eine effektive und sichere Archivierung Ihrer Unternehmens-E-Mails.

Wir vertrauen auf MailStore für Ihre E-Mail-Archivierung

Für eine rechtskonforme E-Mail-Archivierung setzt cosmico auf MailStore. Die Software gewährleistet Compliance durch regelmäßige Zertifizierungen. Unabhängige Prüfungen nach IDW-Prüfstandards und DSGVO-Vorgaben bestätigen die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen.

MailStore unterstützt nicht nur Steuer- und Handelsrecht, sondern auch branchenspezifische Aufbewahrungspflichten, von Gesundheitswesen bis Produkthaftung. Eine zuverlässige Lösung, um vielfältige Archivierungspflichten zu erfüllen.

Funktionen im Überblick

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Vollständigkeit der Archivierung durch Journaling

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Originalgetreue Archivierung

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Manipulationssichere Speicherung

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Manipulationssichere Exporte

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Aufbewahrungsrichtlinien

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Legal Hold

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Protokollierung

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Auditor-Zugriff

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Auslagerung der Daten vom E-Mail-Server

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Integrierte Speichertechnologie

MailStore Add-In für das E-Mail-Programm MS Outlook

Das MailStore Add-in integriert sich nahtlos in Microsoft Outlook und kann von allen Anwendern intuitiv genutzt werden.

Über die erweiterte Suche des Outlook Add-ins können auch komplexe Suchabfragen formuliert werden.

Cosmico

Unzählige gute Gründe für eine Partnerschaft mit cosmico:

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Sie haben einen zuverlässigen Ansprechpartner für Ihre IT & Telekommunikation, der Sie persönlich betreut.

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Unsere maßgeschneiderte Angebote und IT-Lösungen

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Die Transparenz in Ihren IT-Systemen und Prozessen

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Unser Team qualifizierter und zertifizierter IT-Spezialisten

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Langjährige Erfahrung in komplexen IT-Umgebungen

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Die Entlastung in der IT-Betreuung, sodass Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können

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Unsere ausführliche Beratung zu Cloud-Computing und Office 365 für eine effektivere IT-Infrastruktur

Ihre Ansprechpartner

Sandra Boll und Niklas Guggenberger
Vertrieb

Tel: 07391-768-30-0

E-Mail: info@cosmico-it.de

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